1 - Inscription

L’inscription à un programme implique l’acceptation de toutesles clauses des conditions générales de vente d’Activités Linguistiquesd’Excellence.

L’inscription peut être établie par écrit /par fax (bulletin d’inscription) ou par le biais de notre site internet.
Elle est validée à réception du bulletin d’inscription dûment rempli et signé, accompagné d’un acompte de 700 CHF / 500 € pour les séjours dont la durée est inférieure à 6 semaines ou de 1400 CHF / 1000 € pour les séjours dont la durée est supérieure à 6 semaines.
Cet acompte comprend les frais de dossier de 100 CHF / 70 € (qui ne sont pas inclus dans le prix des séjours) et doit être augmenté des frais d’assurance ELVIA annulation et assistance rapatriement facultative, en cas de souscription (cf. pt. 7)

2 - Inscription tardive

Seront considérées comme inscriptions tardives : Les inscriptions à un programme linguistique en Europe nous parvenant 2 semaines avant le départ.
Les inscriptions à un programme linguistique hors Europe, nous parvenant 4 semaines avant le départ.
Les inscriptions tardives à des séjours linguistiques en Europe ou hors Europe, pour autant qu’elles aient pu être satisfaites, donneront lieu à un règlement total du séjour majoré de frais “ express ” de 50 CHF / 35 € pour l’Europe et de 100 CHF / 70 € pour les séjours hors Europe, lesquels devront être joints au bulletin d’inscription lors de son envoi.

3 - Confirmation / Facture

Dès réception de votre bulletin d’inscription et de l’acompte, nous vous ferons parvenir sous 10 jours une confirmation d’inscription et une facture dont le solde est dû au plus tard 6 semaines avant le début des cours.
Le contrat est réputé conclu avec l’envoi de la confirmation d’inscription par Activités Linguistiques d’Excellence et l’inscription revêt alors force de loi.
Si l’inscription est faite moins de 6 semaines avant le départ, le montant total est à payer dès réception de la facture.
Le paiement intégral doit impérativement nous parvenir avant votre départ.
Au cas où le programme choisi serait complet, nous vous informerons rapidement et vous proposerons une alternative. Si aucune alternative ne vous convenait, Activités Linguistiques d’Excellence vous rembourse l’acompte, hors frais de dossier.
En cas de non-paiement de l’acompte ou de la facture, votre réservation peut être annulée par Activités Linguistiques d’Excellence, tout en appliquant les conditions d’annulation citées au point 6B.

4 - Changement de réservation

Toute demande de changement dans votre réservation (sauf pour une prolongation de la durée du séjour) doit nous parvenir par écrit et entraîne des frais de gestion de 70 CHF / 50 €.
Cependant, les demandes de modification intervenant moins de 4 semaines avant le départ seront acceptées, ou refusées, au cas par cas, par Activités Linguistiques d’Excellence en fonction de leur faisabilité.
Elles seront toujours refusées dans le cadre d’une inscription tardive, dans les conditions ci-dessus précisées.
Un changement de lieu de séjour ou d’école intervenant 4 semaines avant le départ est considéré comme une annulation aux conditions spécifiées au point 6B.
En cas de changement de réservation après la confirmation du billet de transport, les coûts de transport ne sont pas remboursables.

5 - Dossier de voyage

Chaque participant reçoit, une dizaine de jours avant le départ (sauf inscription tardive), et à condition que le solde du séjour ait été réglé, un dossier de voyage comprenant :
- les renseignements relatifs au séjour : adresse, téléphone, informations pratiques
- un numéro de téléphone d’urgence Excellence Linguistique joignable 24h / 24h pendant le séjour
- Le billet électronique si le vol a été réservé par nos soins

Pour les séjours linguistiques en famille :
Les coordonnées complètes de la famille d’accueil sont communiquées 10 à 3 jours avant le départ, sauf en cas d’inscription tardive.
NB : Pour l’Espagne, les coordonnées des familles hôtesses peuvent être communiquées plus tardivement.
Il peut cependant arriver que la famille attribuée se désiste au dernier moment pour des raisons sérieuses (maladie, problèmes familiaux ou professionnels…).
Les coordonnées de la nouvelle famille seront alors immédiatement transmises par écrit lorsque cela sera encore possible ou, à tout le moins, par internet ou par téléphone, au plus tard 24 heures avant le départ.
Il en sera de même en cas d’inscription tardive.

6 - Désistement - Annulation

Les frais de dossier et d’assurance annulation facultative ne sont jamais remboursables. Toute annulation d’inscription ou désistement entraîne la retenue d’une partie des frais de programme dans les conditions suivantes :

6A - Annulation ou modification du fait d’Activités Linguistiques d’Excellence
Activités Linguistiques d’Excellence peut se voir dans l’obligation, en cas de circonstance exceptionnelle, ou d’empêchement majeur, de modifier un lieu de séjour, un programme ou ses prestations.
Dans cette éventualité, le client est aussitôt averti du changement.
Activités Linguistiques d’Excellence proposera des prestations de remplacement de qualité équivalente ou supérieure ou, à défaut, le remboursement des prestations non fournies.
La famille d’accueil représente un mode d’hébergement qui ne peut être considéré comme un élément essentiel du séjour linguistique.
Un empêchement ponctuel, un désistement d’une famille d’accueil initialement prévue, la présence d’un autre francophone, aurait pour conséquence une affectation temporaire ou définitive dans une famille de substitution sans pour autant donner droit à une quelconque indemnisation.
Dans l’éventualité du désistement d’une famille d’accueil dans les jours précédant le départ, Activités Linguistiques d’Excellence peut se trouver dans l’obligation d’affecter temporairement le ou les participants concernés au sein d’une famille accueillant d’autres participants du séjour, dans l’attente de valider leur affectation dans une nouvelle famille d’accueil.
Ces circonstances ne peuvent en aucun cas être considérées comme une clause d’annulation du séjour et ne pourront donner lieu à un quelconque remboursement.
Dans le cas où Activités Linguistiques d’Excellence se trouverait, avant le départ, dans l’incapacité de trouver un hébergement, toutes les sommes versées (hors frais de dossier) seront remboursées, sauf accord de modification de dates du participant. Le participant ne pourra réclamer aucune indemnité au titre de dommages et intérêts.
Activités Linguistiques d’Excellence ne peut en aucun cas être tenue pour responsable des éventuelles modifications ou des annulations de programmes dues à des cas de force majeure, tels que des catastrophes naturelles, des attentats, des épidémies ou pandémies, des mouvements de grève ou des changements d’horaires dus à des modifications imposées par les compagnies ferroviaires, maritimes, aériennes, Activités Linguistiques d’Excellence intervenant en qualité d’intermédiaire.
Néanmoins Activités Linguistiques d’Excellence s’efforcera de rechercher et de proposer des solutions adaptées aux difficultés rencontrées afin de garantir l’exécution du voyage aller retour. Si les solutions peuvent faire l’objet d’une modification des moyens de transport initialement prévus, les frais supplémentaires occasionnés par ces évènements restent à la charge du participant.
Les activités, sports, cours ou excursions proposées en option moyennant le paiement d’un supplément de prix ne peuvent constituer un élément essentiel du contrat de vente.
En conséquence, et au cas où ces options ne peuvent être réalisées par l’organisateur, le client est remboursé du montant du supplément facturé à l’exclusion de toute indemnité ou dommages et intérêts.

6B - Annulation du fait du participant
Cette dernière doit être effectuée par lettre recommandée avec accusé de réception. La date prise en compte pour le calcul ci-dessous est la date de réception de la lettre et non pas la date de l‘envoi.
Les frais d’annulation sont calculés selon le délai d’annulation (délai entre la date d’annulation et la date de début de séjour), augmentés des éventuelles garanties souscrites :
* à plus de 45 jours avant le départ : la somme de 350 CHF / 250 € + 100 CHF / 70 € de frais de dossier, reste acquise à l’organisation.
* de 45 à 21 jours avant le départ : 25 % du montant total du séjour
* de 20 à 8 jours avant le départ : 50 % du montant total du séjour
* de 7 à 3 jours avant le départ : 80 % du montant total du séjour
* Au delà, la retenue est de 100 % du montant total du séjour
Lorsque qu’un billet de transport a été émis, les coûts de transport sont dûs dès la réservation et ne sont pas remboursables.

Attention : conditions spéciales Arts & Sports Summer Camp : Pour toute annulation intervenant avant le 15 mai 2011, la somme de  600 CHF / 400 € reste acquise à l’organisation.
A partir du 15 mai 2011, la retenue est de 100% du montant du séjour.

7 - Assurance annulation et assistance rapatriement (facutative)

Une assurance annulation et assistance rapatriement facultative est proposée.
Cette assurance combinée couvre à la fois les frais d’annulation et de rapatriement :
Activités Linguistiques d’Excellence recommande de souscrire l’assurance voyage combinée ELVIA (couverture des frais de résiliation avant le début du séjour et de rapatriement)
- 77 CHF / 65 € pour les participants âgés de moins de 26 ans
- 105 CHF / 90 € pour les participants à partir de 26 ans
L’assurance annulation - rapatriement est valable un an, à compter de la date de votre inscription.
Elle sera automatiquement reconduite chaque année.
La cessation d’assurance se fait, par l’assuré, par courrier, 3 mois avant la date de reconduction.
En optant pour cette assurance lors de votre inscription, vous acceptez les conditions d’assurance de ELVIA.
Dispositions contractuelles disponibles sur demande et sur note site internet : Cliquez ici

Assurance Annulation :
Celle-ci prend fin lors de votre départ à l’étranger.
Elle doit être souscrite et payée lors de l’inscription et ne pourra faire l’objet d’un remboursement. Seul le règlement à l’inscription (accompagnant le bulletin d’inscription et l’acompte) permet d’en bénéficier.
Elle couvre le participant personnellement contre les frais d’annulation et garantit au participant qui l’a souscrite, le remboursement des sommes versées, hors frais de dossier et hors assurance annulation et assistance rapatriement, selon les Conditions Générales d’Activités Linguistiques d’Excellence (cf pt 6B).
Un justificatif sera nécessaire pour ouvrir le droit au bénéfice de cette garantie.

La garantie annulation couvre notamment :
- la maladie grave ou l’accident grave du participant, justifié par un certificat médical
- le décès du participant, de ses ascendants, frères ou soeurs, du conjoint ou du concubin.
La garantie annulation ne couvre pas le rétablissement insuffisant du participant avant le départ à la suite d’une maladie, de séquelles d’un accident, d’une opération ou d’une intervention chirurgicale préexistant au moment de la réservation, même si effectuée après celle-ci.

La garantie ne couvre pas l’annulation d’un séjour pour convenance personnelle, absence de présentation au départ ou les séjours dont le solde n’a pas été payé dans le délai prévu.
Elle ne couvre pas non plus la non obtention de visa, le refoulement aux frontières (documents d’immigration non conformes ou absence des documents nécessaires, possession d’objet ou de substances illicites).

On entend par ascendants : le père, la mère, le grand-père ou la grand-mère.
Retour anticipé – La réduction de la durée du séjour, quel qu’en soit le motif, ne donne lieu à aucun remboursement sur le montant des frais de séjour et de voyage. Un stage commencé est dû dans son intégralité. Il en est de même pour tous les frais occasionnés par le retour.

Assistance rapatriement
Cette assurance couvre les garanties assistance (retour anticipé, transports hospitaliers, rapatriement, etc.) durant le séjour. En optant pour cette assurance lors de votre inscription, vous acceptez les conditions d’assurance de ELVIA.
Nous vous fournissons sur demande toutes les informations à ce sujet.
Le détail de la convention d’assurance annulation et rapatriement sera adressé lors de l’envoi de la confirmation de séjour.

8 - Assurance

Activités Linguistiques d’Excellence est couverte en responsabilité civile professionnelle par AXA (N°15-193-931) pour les activités qui sont les siennes ; le détail de sa couverture pouvant être communiqué sur simple demande adressée au siège d’Activités Linguistiques d’Excellence.
Le participant, ou ses parents s’il est mineur, doivent s’assurer quant à eux qu’ils sont assurés en responsabilité civile (par l’assurance scolaire ou par la responsabilité civile personnelle par exemple).
Pour information, le contrat multirisque habitation contient la plupart du temps une couverture Responsabilité Civile valable pour les pays de l’UE qui couvre les dommages corporels causés aux tiers par le participant pendant la durée du séjour.
En définitive, chaque participant doit souscrire une assurance de responsabilité civile individuelle accident.
En effet, en aucun cas Activités Linguistiques d’Excellence ne pourra être considérée comme responsable de tout dommage non compris dans sa propre assurance, ou comme conséquence du refus par le participant de souscrire à une assurance personnelle.
Activités Linguistiques d’Excellence ne peut être tenue pour responsable de tout accident ou incident survenant lors du séjour, dans la famille d’accueil, dans la résidence, ainsi que pendant le trajet entre le centre de langues et la famille d’accueil.
Les frais imprévus, tels que les consultations médicales, les produits pharmaceutiques, les dégâts matériels, le retour anticipé, qui ne seraient pas réglés par le participant sur place, feront l’objet d’un relevé comptable qui lui sera adressé avec les pièces justificatives.

9 - Assurance maladie

Les participants ne sont en aucun cas assurés par Activités Linguistiques d’Excellence ou par l’école pour la maladie ou l’accident. Vous devez impérativement être couvert contre les risques de maladie et d’accidents à l’étranger. Vous devez vérifier vous-même auprès de votre assurance maladie si vous êtes suffisamment assuré(e) à l’étranger.
Certaines de nos écoles partenaires hors Europe peuvent proposer une assurance, veuillez nous consulter.
Pour tous les séjours en Europe, les participants doivent également se munir, avant le départ, d’une carte européenne de santé ou d’une attestation émise par votre caisse maladie ou de votre assureur.
Les étudiants qui s’inscrivent pour un séjour aux USA ou au Canada reconnaissent avoir lu et approuvé la déclaration qui suit :
Traduction de la “ Health Declaration ” pour les USA et le Canada “ J’ai conscience que je dois obligatoirement souscrire à une assurance médicale me couvrant pendant toute la durée de mon séjour aux Etats-Unis/au Canada. Avant le départ, je souscrirai à l’assurance proposée par l’école choisie ou bien je fournirai à cette même école lors de mon arrivée la preuve de mon contrat d’assurance. En cas d’urgence pendant le séjour, j’autorise tout établissement hospitalier agréé ou tout médecin à me donner les premiers soins et à transmettre mon dossier médical pour des questions d’assurance ou de diagnostic en vue d’un suivi médical, à mes frais, au retour. Je décharge Activités Linguistiques d’Excellence, ses représentants et l’école choisie de toute responsabilité concernant les décisions prises en mon nom. J’ai également conscience que les termes de cette déclaration, exigée par les autorités américaines et canadiennes, constituent un engagement juridique dès que ma candidature est acceptée par l’école choisie ”.

10 - Formalités pour les ressortissants suisses et français

Pour l’Europe :
Une carte nationale d’identité, en cours de validité, accompagnée, pour les participants mineurs, de l’autorisation de sortie du territoire en cours de validité délivrée par la mairie ou le commissariat, est suffisante pour les ressortissants suisses et des pays de l’Union Européenne, voyageant au sein de ces pays.
Sinon, un passeport personnel nominatif en cours de validité suffit.

Pour l’Angleterre, les participants mineurs doivent également voyager munis d’une lettre de consentement pour autorisation de voyager signée de leurs deux parents.

Pour les Etats-Unis
Un passeport individuel en cours de validité, valable au moins 6 mois après la fin du séjour, est obligatoire, même en cas de transit ou d’escale.

Pour les ressortissants suisses, le passeport doit être un passeport :
- 03 émis au plus tard le 25/10/2006
- un passeport 06
- ou un passeport 10.

Pour les ressortissants français, le passeport doit être un passeport :
- à lecture optique émis avant le 25/10/2005
- un passeport électronique
- ou un passeport biométrique

Un visa étudiant est obligatoire pour les séjours excédant 90 jours ou pour tout séjour comportant plus de 18 heures de cours par semaine.
Un formulaire d’autorisation de voyage ESTA (Electronic System for Travel Authorization) doit également désormais être rempli en ligne sur le site : https://esta.cbp.dhs.gov. ($14)